Inköp och lagerhållning: under och efter coronapandemin

Under coronapandemin har företag ställts inför olika utmaningar relaterade till inköp och lagerhållning. Nedan återger vi erfarenheter från två företag som berättar om sina erfarenheter av att under coronapandemin ha arbetat med befintliga varulager och hur det har påverkat såväl servicegrad som minskade kostnader.

Viktigt att ha i åtanke är att inköp inte enbart handlar om varulager (direkta inköp), det handlar även om de kassarullar du köper in till kassaapparaten, kläder till personalen som bemannar cafeterian, transporter, pennorna som du använder på kontoret eller skylten som visar namnet på din verksamhet. Det senare kallas indirekta inköp och motsvarar sådant som du inte direkt säljer vidare utan sådant som du behöver för att din dagliga verksamhet ska fungera.

Företag x berättar: Under coronapandemin har vi inte kunnat göra de inköp vi har varit i behov av. Det började med att vi bromsade in våra inköp när pandemin bröt ut, vi reagerade på den stora ovisshet som låg framför oss. Vad den innebar och hur länge den skulle hålla i sig visste ingen. Vi gjorde som många andra: backade i inköpen. Sedan uppstod en stor efterfrågan efter helt nya delar i vårt befintliga sortiment. Sådant som tidigare hade varit relativt ljumma sällanköpsvaror blev plötsligt mycket attraktiva för våra kunder. Problemet var att vi inte kunde möta deras efterfrågan. Våra lager gapade tomma.

Företag y berättar: Vi erbjuder varor och tjänster som inte är trendkänsliga. Under coronapandemin har vi sålt från vårt befintliga varulager eftersom vi inte har kunnat göra några nya inköp. Konsekvensen har blivit att vi har fördubblat vår likviditet. Nu närmar vi oss en massvaccinering och en ny tid bortom coronapandemin, i alla fall så som vi känner den nu. Jag ska fundera över vad jag kan lära mig från detta sätt att arbeta med mitt varulager. Hur kan mina erfarenheter bli värdefulla i tiden post corona? Kanske skulle min ökade likviditet kunna medföra att jag kan förhandla fram nya villkor i form av 20 dagars betalningsvillkor i stället för 30 och därmed omförhandla våra avtal och minska våra kostnader?

Reflektionsfrågor: erfarenheter av lagerhållning under coronapandemin

Mot bakgrund av de erfarenheter som företag x och y har delat med sig av, hur ser dina erfarenheter ut? Har du gjort förändringar under coronapandemin, i så fall vilka och varför?

Har alla förändringar varit utmaningar som du post covid kommer lämna bakom dig eller finns det någonting gynnsamt och potentiellt positivt som är sprunget därur och som är värt att bevara? I så fall vad och hur kan du ta tillvara på dessa erfarenheter?

Reflektionsfrågor: generellt om inköp

Ett förslag på en förändring skulle kunna ses som ett lösningsförslag på ett problem, ett behov eller en utmaning.Beskriv vad ditt förslag är en lösning på och hur det i sin tur kan kopplas till ökad servicegrad och minskade kostnader.

På vilka grunder gör du inköp idag? Utgår du från trendanalyser, försäljningsstatistik eller till exempel, erfarenhet och magkänsla?

Kan sättet du gör inköp på förändras i något avseende? I så fall, vilket eller vilka?

Kan du förhandla om villkoren med dina leverantörer? I så fall, på vilka grunder? Exempelvis: Kan du erbjuda 20 dagars betalningsvillkor mot ett lägre pris? Kan du erbjuda samla fler inköp hos en leverantör för att på så vis hålla dina kostnader nere?

Reflektionsfrågor: generellt om lager

Hur skulle du beskriva ett optimalt lager för ert företag?

Har du ett sådant eller finns förbättringspotential i någon form?

Varierar kunders behov beroende på vilken säsong vi befinner oss i? I så fall, hur?

Finns andra osäkerheter i efterfrågan? I så fall, vilka?

Givet de variationer och osäkerheter som har identifierats, hur kan ni agera för att upprätthålla ett optimalt lager och en för dig/er god servicenivå?