Vad är logistik och hur rör det mig och min verksamhet?

Vi ska börja med det mest grundläggande genom att svara på frågan vad logistik är. På frågan finns en uppsjö av olika svar. Det beror dels på att logistik är ett samlingsnamn för många olika komplexa aktiviteter och processer, dels på att det finns en mängd av definitioner som florerar. I den här övningen kommer vi utgå från den definition som används av SILF, Sveriges inköps- och logistikförbund (verksamma sedan 1956). SILF definierar logistik så här:

”Logistik är planering, implementering, styrning och kontroll av effektivitet i materialflöde och tillhörande administrativt flöde, från materialförsörjning till leverans till kunderna, samt returflöde, i syfte att minimera kostnader och maximera kundservicen”

Om vi utgår från den här definitionen av logistik ser vi att den rymmer allt från frågor om inköp, beställning, optimering och transport till lager och kapitalbildning, förädlingsprocesser så som avemballering, omemballering, paketering och distribution till returhantering och återvinning. Det betyder att frågan om logistik är angelägen för den absoluta merparten av företag.

Syftet med övningarna nedan är att vidga förståelsen för olika aktiviteter och processer som inryms i ett företags logistik. Syftet är även att öka ditt företags framförhållning och professionalitet i arbetet med er logistik. Allt för att minimera ditt företags kostnader och maximera er kundservice. Vår erfarenhet av att arbeta med affärsutveckling visar att det finns företag och företagare som vid en första anblick tänker att logistik ”inte är för mig – jag säljer eller hanterar ju inte varor”. Genom den här övningen kommer du att upptäcka att det finns få företag som inte berörs och behöver arbeta med sina kunskaper och rutiner – på ett eller annat vis.

Reflektionsfrågor: vilka är dina utmaningar, mål och lösningsförslag?

De här frågorna kan arbetas med enskilt eller i grupp, alternativt en kombination av eget arbete och brainstormingarbete tillsammans med andra. När metoden brainstorming används finns inget rätt eller fel i de lösningsförslag som läggs fram. Det handlar om att tänka stort, smått, vitt och brett för att finna nya perspektiv. Det är alltså viktigt att inte värdera varandras idéer i ett alltför tidigt skede. Om ni arbetar tillsammans i grupp: sträva efter att skapa en situation där det är okej att tänka högt, prestigelöst och fritt.

Nedan följer en första övning i tre steg: det handlar om att identifiera utmaningar, mål och lösningar på hur målen ska kunna uppnås. Metoden kallas STP-metoden (Situation, Target och Proposal) och är en generell metod som syftar till att identifiera utmaningar, mål och lösningsförslag. Metoden används inom en mängd olika branscher.

Utmaningar (nuläge): Utgå från exemplen ovan på frågor som inryms i logistik. Definiera de utmaningar som du står inför.

Kanske upplever du att dina varor inte levereras i tid, att dina produkter alltför ofta kommer skadade eller att dina transportavtal är för kostsamma?

Kanske har ni alltför krångliga beställningsrutiner hos er?

Har ni undersökt möjligheten att omförhandla betalningsvillkoren?

Har ni reflekterat över var ni har ert lager och hur är det strukturerat? Beroende på ett företags storlek och vilken utvecklingsfas man befinner sig i, är det inte ovanligt att man kan ha lagret hemma. I köket, sovrummet eller garaget, till exempel. Frågan är om det är det hållbart, effektivt och rimligt?

Slutligen kanske du upptäcker att du inte ger dig tid överhuvudtaget att arbeta med frågor som rör ditt företags logistik. Då bör rimligen din första utmaning handla om att finna sätt att avsätta tid och ta frågorna på allvar. Tänk på definitionen ovan och vad syftet är: ” att minimera kostnader och maximera kundservicen”. Har vi råd att inte avsätt tid för ett sådant arbete? Så, åter till den första uppgiften: definiera de utmaningar som du står inför.

Mål (önskat läge): Ert nästa steg handlar om att utgå från dessa utmaningar och i relation till dem, beskriva era mål. Det han handla om att inköpsrutinerna ska vara enkla och snabba, att fraktavtalen ska vara mer rimliga än vad de är idag eller att ha ett logiskt strukturerat lager som svarar mot era målsättningar.

Lösningar: Det tredje steget handlar om att hitta lösningsförslag.

Hur ska ni skapa ett väl fungerande lager, på vilka sätt ser ni att ni kan förenkla och förbättra era inköpsrutiner och vilka argument skulle ni kunna lägga fram i en omförhandling om transportavtal eller betalningsvillkor?

Uppgiften handlar om att formulera olika lösningsförslag.

Reflektionsfrågor: när försäljningskanalerna varierar

Nu följer övningar som handlar om att reflektera över vad det innebär att ha både digitala och analoga försäljningskanaler.

Om du har en traditionell försäljningskanal, exempelvis försäljning via butik, och planerar att även sälja via digitala kanaler: vad innebär omställningen för din verksamhet ur ett logistikperspektiv?

Vilka utmaningar ser du?

Vilka möjligheter kan du identifiera?

Hur kan du hantera dessa?

Ibland kan frågan upplevas alltför svår att besvara (hur kan du hantera dessa). Ett sätt att tackla den handlar om att fråga sig vem i din närhet, stad, region som har byggt försäljning i butik och på webb och ta reda på vad deras erfarenheter är av det. Den här frågan handlar inte bara om att söka svar på frågan, den handlar också om att ta steget till att utöka ditt nätverk så att du kan föra samtal med andra som befinner sig i liknande situation som du gör. Att utbyta erfarenheter och kunskaper med andra företag är ofta mycket lärorikt.